Politique de confidentialité

1. Aperçu et champ d'application

RDV Pro, exploité par [Raison sociale de l'entreprise inc.] (« RDV Pro », « nous »), est une plateforme infonuagique (SaaS) de prise de rendez-vous en ligne. Elle permet à des entreprises (« Établissements ») de gérer leurs services, leur équipe et leurs réservations, et à leurs clients de réserver un rendez-vous.

La présente politique s'applique aux renseignements personnels traités par l'intermédiaire de notre site Web, de nos sous-domaines de réservation et de nos services connexes. Un « renseignement personnel » est tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l'identifier.

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à la loi, nous avons désigné une personne responsable de la protection des renseignements personnels. Elle veille au respect de la présente politique et traite vos demandes et vos plaintes.

3. Renseignements personnels que nous recueillons

Selon votre interaction avec la plateforme, nous pouvons recueillir les catégories suivantes :

3.1 Titulaires de compte (Établissements et leur personnel)

• Nom et prénom, adresse courriel, numéro de téléphone;
• Mot de passe (conservé sous forme chiffrée / hachée, jamais en clair);
• Renseignements sur l'entreprise : nom commercial, adresse, logo, services offerts, horaires.

3.2 Clients finaux (personnes qui réservent)

• Prénom et nom, adresse courriel, numéro de téléphone;
• Détails du rendez-vous : service choisi, prestataire, date et heure, notes éventuelles;
• Consentement à recevoir des rappels par message texte (SMS), lorsqu'il est donné.

3.3 Renseignements de paiement

Les paiements (par exemple les acomptes) sont traités par notre prestataire de paiement (Stripe). Les numéros de carte complets sont saisis directement chez ce prestataire : nous ne stockons pas vos numéros de carte de crédit sur nos serveurs.

3.4 Renseignements techniques

• Adresse IP, type d'appareil et de navigateur, pages consultées;
• Journaux de connexion et données de sécurité;
• Témoins et identifiants similaires (voir la section 7).

4. Moyens et sources de collecte

• Directement auprès de vous, lorsque vous créez un compte, remplissez un formulaire de réservation ou configurez vos paramètres;
• Automatiquement, au moyen de témoins et des journaux de nos serveurs, lorsque vous naviguez sur la plateforme;
• Par l'intermédiaire d'un Établissement, lorsqu'il crée ou modifie un rendez-vous en votre nom.

5. Fins auxquelles servent les renseignements

Nous utilisons vos renseignements personnels uniquement pour des fins déterminées :

• Créer et gérer les comptes et l'accès à la plateforme;
• Permettre la prise de rendez-vous et en assurer le suivi;
• Envoyer les confirmations, rappels et avis liés à vos rendez-vous;
• Traiter les paiements et la facturation;
• Assurer la sécurité, prévenir la fraude et les usages abusifs;
• Améliorer et entretenir le service (statistiques agrégées, dépannage);
• Respecter nos obligations légales et réglementaires.

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels.

6. Consentement

Nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels avec votre consentement, ou lorsque la loi le permet ou l'exige (par exemple pour exécuter le service que vous demandez). Le consentement à une fin secondaire (comme les rappels SMS) est distinct et facultatif.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve des renseignements dont la conservation est nécessaire à l'exécution d'un contrat ou requise par la loi. Le retrait peut limiter votre capacité à utiliser certaines fonctions.

7. Témoins (cookies) et technologies de suivi

Nous utilisons des témoins pour les besoins suivants :

• Nécessaires : session, authentification et sécurité (indispensables au fonctionnement);
• Fonctionnels : mémorisation de vos préférences;
• Mesure d'audience : statistiques d'utilisation agrégées.

Nous n'activons pas, par défaut et à votre insu, de technologie qui permet de vous identifier, de vous localiser ou d'établir votre profil. Vous pouvez configurer votre navigateur pour bloquer ou supprimer les témoins; certaines fonctions pourraient alors ne plus être disponibles.

8. Communication à des tiers

Nous pouvons communiquer des renseignements personnels dans les cas suivants :

• Fournisseurs de services (sous-traitants) qui agissent pour notre compte et selon nos instructions : hébergement infonuagique, traitement des paiements (Stripe), envoi de courriels et de SMS (par exemple Mailgun, Twilio). Ces fournisseurs sont liés par contrat et ne peuvent utiliser les renseignements qu'aux fins convenues;
• Établissement concerné : lorsqu'un client réserve auprès d'un Établissement, celui-ci a accès aux renseignements nécessaires à la prestation (voir la section 10);
• Autorités : lorsque la loi l'exige ou pour faire valoir nos droits.

Nous ne communiquons pas vos renseignements à des tiers à des fins de sollicitation commerciale sans votre consentement.

9. Communication à l'extérieur du Québec

Certains de nos fournisseurs peuvent héberger ou traiter des renseignements à l'extérieur du Québec, notamment aux États-Unis. Avant une telle communication, nous procédons à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée afin de nous assurer que les renseignements bénéficieront d'une protection adéquate, et nous encadrons ces transferts par entente écrite, conformément à l'article 17 de la loi.

10. Notre double rôle : responsable et fournisseur de services

Pour les renseignements des titulaires de compte (Établissements et leur personnel), RDV Pro agit à titre de responsable et la présente politique s'applique intégralement.

Pour les renseignements des clients finaux recueillis par un Établissement au moyen de la plateforme, l'Établissement est le responsable de ces renseignements; RDV Pro agit comme fournisseur de services (mandataire) et ne les traite que pour fournir le service et selon les instructions de l'Établissement. Pour exercer vos droits à l'égard de ces renseignements, veuillez vous adresser d'abord à l'Établissement auprès duquel vous avez pris rendez-vous.

11. Durée de conservation

Nous conservons vos renseignements personnels le temps nécessaire à la réalisation des fins décrites ci-dessus et au respect de nos obligations légales (par exemple fiscales et comptables). Lorsqu'ils ne sont plus nécessaires, nous les détruisons ou les anonymisons de façon sécuritaire.

12. Mesures de sécurité

Nous prenons des mesures de sécurité raisonnables pour protéger vos renseignements, notamment :

• Chiffrement des communications (HTTPS / TLS);
• Hachage des mots de passe;
• Contrôle d'accès fondé sur les rôles et principe du moindre privilège;
• Isolation stricte des données entre Établissements (cloisonnement par locataire);
• Journalisation, sauvegardes et surveillance des accès.

Aucun système n'étant infaillible, nous ne pouvons garantir une sécurité absolue, mais nous nous efforçons de la maintenir à un niveau élevé.

13. Vos droits

Sous réserve des conditions prévues par la loi, vous disposez des droits suivants :

• Accès : obtenir une copie des renseignements que nous détenons à votre sujet;
• Rectification : faire corriger un renseignement inexact, incomplet ou équivoque;
• Retrait du consentement : cesser un traitement fondé sur votre consentement;
• Désindexation / cessation de diffusion : dans les cas prévus par la loi;
• Portabilité : recevoir, dans un format technologique structuré et couramment utilisé, les renseignements informatisés que vous nous avez fournis;
• Information sur une décision automatisée : être informé et présenter vos observations (voir la section 14).

Pour exercer un droit, écrivez à notre responsable (section 2). Nous répondons dans un délai de 30 jours. Nous pourrions devoir vérifier votre identité avant de donner suite à votre demande.

14. Décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé

À ce jour, RDV Pro ne rend pas de décision produisant des effets juridiques ou vous touchant de façon importante qui serait fondée exclusivement sur un traitement automatisé de vos renseignements. Si cela devait changer, nous vous en informerions et vous pourriez présenter vos observations à une personne en mesure de réviser la décision.

15. Incident de confidentialité

Nous tenons un registre des incidents de confidentialité. En cas d'incident présentant un risque qu'un préjudice sérieux soit causé, nous prenons les mesures raisonnables pour en diminuer les effets et nous avisons avec diligence la Commission d'accès à l'information ainsi que les personnes concernées, comme l'exige la loi.

16. Renseignements concernant les mineurs

La plateforme n'est pas destinée aux enfants de moins de 14 ans. Le consentement au traitement des renseignements personnels d'un mineur de moins de 14 ans doit être donné par le titulaire de l'autorité parentale. Si vous croyez que nous détenons de tels renseignements sans ce consentement, communiquez avec nous afin que nous les supprimions.

17. Modifications de la présente politique

Nous pouvons modifier la présente politique afin de refléter l'évolution de nos pratiques ou de la loi. La date de dernière mise à jour figure en haut de la page. En cas de changement important, nous vous en informerons par un moyen approprié.

18. Questions et plaintes

Pour toute question ou plainte, communiquez d'abord avec notre responsable (section 2). Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec :

19. Nous joindre

Pour toute demande relative à la protection de vos renseignements personnels :